Was ist SaaS Spend Optimization?
Teisko makes it easy for companies and organizations to get a full view of their spend on SaaS Apps
Einleitung
Fast jedes Unternehmen zahlt heute für SaaS-Tools, die kaum noch jemand nutzt. Ein Lizenzpaket, das für ein Projekt vor zwei Jahren gebucht wurde. Ein Team-Tool, das nach dem Onboarding neuer Kolleg:innen nie wieder angefasst wurde. Ein Vertrag, der sich automatisch verlängert hat, weil niemand rechtzeitig hingeschaut hat.
Genau hier setzt SaaS Spend Optimization an: der aktive Prozess, SaaS-Ausgaben regelmäßig zu überprüfen, ungenutzte oder überdimensionierte Lizenzen zu identifizieren und Verträge auf ein realistisches Maß zurückzuführen. Studien gehen davon aus, dass Unternehmen mit einem umfangreichen SaaS-Portfolio im Schnitt weit über ein Drittel ihrer Ausgaben für Tools verschwenden, die entweder doppelt vorhanden oder kaum genutzt werden.
In diesem Beitrag zeigen wir, was SaaS Spend Optimization konkret bedeutet, welche Strategien sich in der Praxis bewährt haben – und wie eine Plattform wie Teisko die dafür nötige Transparenz von Anfang an mitliefert.
Was ist SaaS Spend Optimization?
SaaS Spend Optimization ist ein Teilbereich des übergeordneten SaaS-Ausgabenmanagements. Während sich SaaS-Ausgabenmanagement generell mit Budgetierung, Vertragsverhandlungen und laufender Kostenkontrolle beschäftigt, hat SaaS Spend Optimization ein konkretes Ziel: SaaS-Kosten und -Verträge auf die tatsächliche Nutzung zurechtstutzen.
Konkret geht es darum,
- ungenutzte oder vergessene Lizenzen zu entfernen,
- doppelte oder überlappende Anwendungen zu konsolidieren,
- Lizenzpakete an die tatsächliche Nutzung anzupassen (Right-Sizing), und
- Vertragskonditionen auf Basis belastbarer Nutzungsdaten neu zu verhandeln.
Wichtig dabei: SaaS Spend Optimization ist kein einmaliges Aufräumprojekt, sondern eine fortlaufende Disziplin. Neue Tools kommen dazu, Teams wachsen und schrumpfen, Nutzungsverhalten verändert sich – ohne regelmäßige Überprüfung schleicht sich der nächste Wildwuchs unbemerkt wieder ein.
Warum das Thema gerade jetzt an Bedeutung gewinnt
Viele Jahre lang wuchsen SaaS-Portfolios praktisch ungebremst: Neue Tools ließen sich mit wenigen Klicks und einer Kreditkarte beschaffen, oft ganz ohne Rücksprache mit der IT. Steigender Budgetdruck sorgt inzwischen dafür, dass Unternehmen diesen Wildwuchs aktiv zurückschneiden.
Typische Auslöser für SaaS Spend Optimization sind:
- Budgetdruck – IT-Budgets werden enger, während die Anzahl der genutzten Tools über Jahre gewachsen ist
- Zu viele ungenutzte Lizenzen – Teams merken, dass ein erheblicher Teil der gebuchten Sitzplätze nie eingeloggt wird
- Deutliche Preiserhöhungen einzelner Anbieter, die eine Konsolidierung des SaaS-Stacks erzwingen
Hinzu kommt: Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen und Mehrjahresverträge sorgen dafür, dass sich SaaS-Ausgaben nicht von heute auf morgen senken lassen. SaaS Spend Optimization ist deshalb ein Prozess, der Geduld und – vor allem – Transparenz braucht.
Die Basis für jede Optimierung: Sichtbarkeit
Ohne einen vollständigen Überblick über alle laufenden Abonnements lässt sich nichts optimieren. Eine dezentrale Beschaffung, bei der jedes Team seine eigenen Tools bucht, führt fast zwangsläufig zu Doppelbuchungen, ungenutzten Lizenzen und verpassten Einsparpotenzialen.
Für einen belastbaren Überblick braucht es pro Anwendung im Wesentlichen vier Datenpunkte:
- Nutzungsdaten – Wie viele Nutzer:innen sind aktiv, welche Funktionen werden tatsächlich verwendet?
- Vertragsdaten – Wann läuft der Vertrag aus, wie ist das Preismodell aufgebaut, gibt es Mindestabnahmemengen?
- Verantwortlichkeit – Wer im Unternehmen ist für das Tool zuständig?
- Verknüpfungen zu anderen Tools – Wo gibt es Abhängigkeiten oder Überschneidungen mit anderen Anwendungen?
Manuelle Bestandsaufnahmen über Tabellen oder Interviews mit Abteilungsleiter:innen sind ein möglicher Startpunkt, stoßen aber schnell an ihre Grenzen. Ein Blick in Rechnungen, Kreditkartenabrechnungen und die Buchhaltung deckt oft Abonnements auf, die sonst niemand auf dem Schirm hat.
Bewährte Strategien für SaaS Spend Optimization
1. Nutzung systematisch auswerten
Der einfachste Hebel: Anwendungen identifizieren, die seit Monaten nicht mehr genutzt werden, und Lizenzen von Nutzer:innen zurückholen, die sich kaum oder nie einloggen. Wichtig ist dabei, nicht jede geringe Nutzung sofort als Verschwendung zu werten – manche Tools werden bewusst nur selten, aber dafür gezielt eingesetzt.
2. Doppelte und überlappende Tools konsolidieren
Häufig lösen mehrere Anwendungen dasselbe Problem – etwa zwei verschiedene Umfrage- oder Videokonferenz-Tools in unterschiedlichen Abteilungen. Eine Konsolidierung auf einen Standard reduziert nicht nur Kosten, sondern auch den Verwaltungsaufwand.
3. Lizenzen richtig dimensionieren
Nicht jede Nutzerin und jeder Nutzer braucht die teuerste Lizenzstufe. Ein regelmäßiger Abgleich zwischen tatsächlicher Nutzung und gebuchtem Paket deckt auf, wo ein Downgrade ohne Funktionsverlust möglich ist.
4. Verträge aktiv verhandeln
Wer seine eigene Nutzung kennt, verhandelt aus einer stärkeren Position. Sinkt die tatsächliche Nutzung unter das vertraglich vereinbarte Niveau, lässt sich das bei der nächsten Verlängerung ansprechen. Steigt sie, öffnet das oft die Tür zu Mengenrabatten oder besseren Konditionen.
5. SaaS-Governance dauerhaft etablieren
Die nachhaltigste Maßnahme ist ein fester Prozess: klare Zuständigkeiten pro Tool, ein Genehmigungsprozess für neue Anschaffungen und regelmäßige Reviews des bestehenden Portfolios – statt eines einmaligen Aufräumens, das nach wenigen Monaten wieder verpufft.
Typische Muster, die zu SaaS-Verschwendung führen
- Verträge, die niemand aktiv verfolgt, laufen automatisch weiter und verlängern sich zu unveränderten – oft überhöhten – Konditionen
- Unklare Zuständigkeiten, weil kein Team explizit für ein Tool verantwortlich ist
- Fehlende Sichtbarkeit über Abteilungsgrenzen hinweg, wodurch niemand merkt, dass zwei Teams unabhängig voneinander dieselbe Funktion einkaufen
- Ex-Mitarbeitende mit fortbestehendem Zugriff, deren Lizenzen weiterlaufen, obwohl sie das Unternehmen längst verlassen haben
Wie Teisko bei der SaaS Spend Optimization unterstützt
Teisko wurde genau für diesen Zweck entwickelt: kleineren und mittleren Unternehmen die Sichtbarkeit zu geben, die für eine echte SaaS Spend Optimization notwendig ist – ohne den Aufwand eines Enterprise-Projekts.
Konkret unterstützt Teisko dabei:
- Alle SaaS-Anwendungen an einem Ort erfassen – inklusive Nutzer:innen, Lizenzen und Kosten auf einem zentralen Dashboard
- Automatische Erkennung genutzter SaaS-Tools anhand von Rechnungen, wodurch auch Abonnements sichtbar werden, die außerhalb der IT beschafft wurden
- Ausgaben transparent nachverfolgen, um ungenutzte oder überdimensionierte Lizenzen frühzeitig zu erkennen, bevor sie sich über Monate anhäufen
- Benachrichtigungen zu Vertragslaufzeiten, damit Verlängerungstermine nicht mehr überraschend kommen und genug Vorlauf für Verhandlungen bleibt
- Regelmäßige Access Reviews, mit denen sich nicht mehr benötigte Zugriffsrechte – etwa von ausgeschiedenen Mitarbeitenden – zuverlässig aufspüren lassen
Der kostenlose Plan von Teisko deckt diese Kernfunktionen bereits für einen Admin-Nutzer vollständig ab – ganz ohne Kreditkarte oder Vertriebsgespräch. Damit lässt sich SaaS Spend Optimization schon deutlich früher etablieren, als es viele Unternehmen für nötig halten – nämlich bevor die Ausgaben tatsächlich aus dem Ruder laufen.
Fazit
SaaS Spend Optimization ist kein Projekt, das man einmal abschließt und dann vergisst, sondern eine fortlaufende Aufgabe, die mit jedem neuen Tool und jeder Vertragsverlängerung von Neuem beginnt. Der entscheidende erste Schritt ist immer derselbe: Transparenz darüber schaffen, welche Anwendungen tatsächlich im Einsatz sind, was sie kosten und wie sie genutzt werden. Eine Plattform wie Teisko liefert genau diese Grundlage – niedrigschwellig, kostenlos startbar und ohne dass dafür ein großes IT-Projekt nötig wird.
Häufig gestellte Fragen
Wie viel Geld verschwenden Unternehmen typischerweise durch ungenutzte SaaS-Lizenzen?
Je nach Studie und Unternehmensgröße bewegt sich der Anteil an verschwendeten SaaS-Ausgaben häufig im Bereich von 20 bis über 40 Prozent des gesamten SaaS-Budgets – meist durch doppelte Anwendungen und Lizenzen, die kaum noch genutzt werden. Eine Plattform wie Teisko macht diese Fälle sichtbar, indem sie Nutzung, Kosten und Rechnungen an einem zentralen Ort zusammenführt.
Wo fängt man am besten mit SaaS Spend Optimization an?
Der sinnvollste Startpunkt ist eine vollständige Bestandsaufnahme aller genutzten Tools, inklusive der Anwendungen, die außerhalb der offiziellen IT-Beschaffung eingeführt wurden. Mit Teisko lässt sich dieser erste Schritt deutlich beschleunigen, da die Plattform genutzte SaaS-Tools automatisch anhand von Rechnungen erkennt, statt auf eine manuelle Abfrage in allen Abteilungen angewiesen zu sein.
Lohnt sich SaaS Spend Optimization auch für kleinere Unternehmen mit wenigen Tools?
Ja – gerade weil sich Wildwuchs schleichend aufbaut, lohnt sich eine frühe Kontrolle, statt erst bei einem unübersichtlichen Portfolio zu reagieren. Teisko lässt sich dafür kostenlos für einen Admin-Nutzer einsetzen, sodass sich strukturierte Kostenkontrolle bereits in einem sehr frühen Stadium etablieren lässt.